Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen hun facturen aan andere Belgische ondernemingen als gestructureerde elektronische factuur verzenden én ontvangen, via het Peppol-netwerk. Een pdf in een e-mail telt niet meer als factuur tussen bedrijven. In deze gids leggen we uit wat dat concreet betekent, wie eronder valt en hoe je je software aansluit zonder kopzorgen.
Wat is Peppol precies?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk voor het uitwisselen van zakelijke documenten zoals facturen, creditnota’s en bestellingen. Je kan het vergelijken met het telefoonnetwerk: je kiest een provider, en daarna kan je bellen met iedereen, ongeacht welke provider de ander gebruikt.
Zo werkt het, in het kort:
- Elke onderneming heeft een Peppol-ID. In België is dat meestal
0208:gevolgd door je ondernemingsnummer, bijvoorbeeld0208:0123456789. - Je sluit aan via een Access Point. Dat is een gecertificeerde dienstverlener die facturen namens jou verstuurt en ontvangt. Veel boekhoudpakketten hebben er een ingebouwd.
- Facturen reizen in een gestructureerd formaat. De standaard is Peppol BIS Billing 3.0, een UBL-XML-bestand dat voldoet aan de Europese norm EN 16931. Elke factuur bevat dezelfde velden op dezelfde plaats, zodat software ze automatisch kan inlezen.
- Vier partijen, één keten. Jouw software stuurt de factuur naar je Access Point, dat ze via het netwerk aflevert bij het Access Point van je klant, dat ze doorgeeft aan diens software. Daarom spreekt men van het “four-corner model”.
Wie moet sinds 2026 e-factureren?
De verplichting geldt voor btw-plichtige ondernemingen gevestigd in België die factureren aan andere btw-plichtige ondernemingen in België (B2B, binnenlandse handelingen). Belangrijk: het gaat om verzenden én ontvangen. Ook als jij zelf weinig factureert, moet je in staat zijn om e-facturen van leveranciers te ontvangen.
Enkele nuances:
- Particulieren (B2C) vallen buiten de verplichting. Aan consumenten mag je nog steeds een klassieke factuur of kassabon geven.
- Overheidsopdrachten (B2G) moesten al eerder elektronisch gefactureerd worden. Dat verandert niet.
- Vrijgestelde ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die vrijgesteld zijn onder artikel 44 van het btw-wetboek (bijvoorbeeld bepaalde medische of sociale diensten) zijn in principe niet verplicht om e-facturen te versturen. Twijfel je? Vraag het aan je boekhouder.
- Buitenlandse klanten vallen niet onder de Belgische verplichting, maar Peppol werkt internationaal. Steeds meer landen voeren gelijkaardige regels in.
Wat verandert er concreet?
| Vroeger | Sinds 2026 |
|---|---|
| Factuur als pdf per e-mail of op papier | Gestructureerde e-factuur via Peppol |
| Klant typt gegevens over in de boekhouding | Software leest de factuur automatisch in |
| Elk pakket zijn eigen formaat | Eén standaard: Peppol BIS Billing 3.0 (UBL) |
| Fouten vallen pas op bij de betaling | Validatie vóór verzending; foute facturen worden geweigerd |
Een pdf mag je nog altijd meesturen als leesbare kopie, maar de gestructureerde versie is de officiële factuur. Andere formaten blijven enkel mogelijk als beide partijen het uitdrukkelijk overeenkomen en het formaat aan EN 16931 voldoet. In de praktijk is Peppol de norm.
Drie manieren om aan te sluiten
1. Via je boekhoud- of facturatiepakket. De meeste Belgische pakketten (Exact Online, Yuki, Octopus, Billit, Teamleader, Odoo en vele andere) hebben een ingebouwd Access Point. Vaak volstaat het om Peppol te activeren en je ondernemingsnummer te registreren. Dit is de snelste route voor wie al zo’n pakket gebruikt.
2. Via een los Peppol-portaal of een app. Factureer je weinig en gebruik je geen pakket? Dan kan je een eenvoudige tool gebruiken waarin je facturen opmaakt en verstuurt. Let wel op de kost per document en op hoe inkomende facturen bij je boekhouder terechtkomen.
3. Via een koppeling met je eigen software. Werk je met maatwerksoftware, een ERP of een webshop die facturen aanmaakt? Dan wil je niet dat iemand elke factuur manueel overtypt in een portaal. Een rechtstreekse koppeling met een Access Point via API zet je facturen automatisch om naar UBL, valideert ze en verstuurt ze. Inkomende facturen landen meteen in je goedkeuringsflow of boekhouding. Hoe zo’n koppeling werkt, lees je in dit artikel.
Veelgemaakte fouten
- Geen of een foute Peppol-registratie. Je klanten kunnen je enkel bereiken als je ondernemingsnummer correct geregistreerd staat op het netwerk. Controleer je registratie in de Peppol-directory.
- Inkomende facturen vergeten. Veel bedrijven regelen het verzenden, maar hebben geen proces voor ontvangen e-facturen. Die moeten ergens landen, gecontroleerd en goedgekeurd worden.
- Dubbele kanalen. Wie de pdf nog per mail stuurt én via Peppol, zorgt voor dubbele boekingen bij de klant. Spreek één kanaal af.
- Onvolledige gegevens. Een e-factuur zonder correct btw-nummer, betalingsreferentie of btw-code wordt geweigerd. Zorg dat je klantgegevens op orde zijn.
- Geen monitoring. Een geweigerde factuur die niemand opmerkt, wordt ook niet betaald. Zorg dat statussen zichtbaar zijn.
Wat met e-reporting vanaf 2028?
België plant een volgende stap: vanaf 2028 zouden factuurgegevens in bijna realtime aan de fiscus gerapporteerd worden, bovenop de uitwisseling tussen bedrijven. De wetgeving daarvoor is in voorbereiding. Wie vandaag een correcte Peppol-koppeling heeft, is daar grotendeels op voorbereid: dezelfde gestructureerde gegevens worden dan ook naar de overheid gestuurd.
Fiscale steun
De overheid moedigt de overstap aan met fiscale maatregelen, zoals een verhoogde kostenaftrek voor kmo’s op abonnementskosten van facturatiesoftware en een verhoogde investeringsaftrek voor digitale investeringen. De voorwaarden en percentages wijzigen; bespreek met je boekhouder wat voor jouw bedrijf van toepassing is.
Stappenplan voor jouw bedrijf
- Breng je facturatieflow in kaart. Waar worden facturen gemaakt? Welke klanten en leveranciers heb je? Welke software gebruik je?
- Kies je route. Boekhoudpakket, portaal of eigen koppeling (zie hierboven).
- Registreer je Peppol-ID en controleer dat je bereikbaar bent.
- Zet je klantgegevens op orde: ondernemingsnummers, btw-nummers, e-mailadressen voor meldingen.
- Test met een bevriend bedrijf of in de testomgeving van je provider.
- Regel de ontvangst: waar komen inkomende facturen terecht en wie keurt ze goed?
- Monitor statussen en fouten, zeker de eerste maanden.
Conclusie
Peppol is geen papieren verplichting die je eenmalig afvinkt, maar een kans om je facturatie te automatiseren: minder overtypen, minder fouten en snellere betalingen. Voor wie met een standaardpakket werkt, is de overstap meestal klein. Voor wie eigen software gebruikt, loont een degelijke koppeling snel.
Niet zeker waar je staat? Vraag een vrijblijvende Peppol-check aan. We bekijken je huidige flow en zeggen je eerlijk of je iets moet veranderen.